Onko yrityksesi toimistotila täyttymässä arkistoista ja dokumenteista? Liiketoiminnan pyörittäminen tuottaa vuosien varrella valtavan määrän paperisia ja digitaalisia dokumentteja, jotka vaativat säilyttämistä. Samalla toimistotilan neliöhinnat Helsingissä ovat korkeat, joten arvokasta työtilaa ei kannata uhrata arkistokaapeille. Onneksi nykyaikaiset ja edulliset varastotilat Helsingissä tarjoavat kustannustehokkaan ratkaisun yrityksesi arkistojen turvalliseen säilyttämiseen. Tutustu Flexistoren älykkäisiin pienvarastoratkaisuihin ja vapauta toimistotilaa tuottavampaan käyttöön.
Miksi yrityksesi arkistot tarvitsevat turvallisen säilytyspaikan?
Yritysten arkistointi on paljon muutakin kuin vain papereiden säilyttämistä – se on liiketoiminnan jatkuvuuden turvaamista ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä. Suomen lainsäädäntö asettaa tarkat vaatimukset erilaisten yritysasiakirjojen säilyttämiselle. Esimerkiksi kirjanpitoaineistoa on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä, kun taas tilinpäätöksiä, toimintakertomuksia ja kirjanpitoja on säilytettävä jopa kymmenen vuotta. Palkkakirjanpito ja muut henkilöstöön liittyvät dokumentit vaativat niin ikään pitkäaikaista säilytystä.
Toimistotiloissa säilytettävät arkistot aiheuttavat useita haasteita. Ensinnäkin ne vievät arvokasta työskentelytilaa, joka voitaisiin hyödyntää tehokkaammin. Toiseksi dokumenttien turvallisuus saattaa vaarantua, jos säilytystilat eivät ole asianmukaisesti suojattuja. Tulipalo, vesivahinko tai luvaton käsiksi pääsy voivat aiheuttaa korvaamatonta vahinkoa yrityksen toiminnalle kriittisille dokumenteille. Kolmanneksi, ilman selkeää arkistointijärjestelmää tärkeiden dokumenttien löytäminen tarvittaessa voi olla aikaa vievää ja turhauttavaa, mikä heikentää yrityksen toiminnan tehokkuutta.
Modernin arkistointiratkaisun edut yrityksellesi
Nykyaikainen arkistointiratkaisu tarjoaa yrityksellesi merkittäviä hyötyjä perinteisiin toimistossa sijaitseviin arkistokaappeihin verrattuna. Kustannustehokkuus on yksi suurimmista eduista – erillinen arkistointitila vapauttaa kallista toimistotilaa tuottavampaan käyttöön. Helsingin ydinkeskustassa toimistotilan neliöhinta voi olla moninkertainen verrattuna erikoistuneeseen varastotilaan, joten säästöt voivat olla huomattavia.
Moderni arkistointiratkaisu, kuten Flexistoren tarjoamat pienvarastot, tuovat myös joustavuutta yrityksen toimintaan. Varastotilaa voi lisätä tai vähentää tarpeen mukaan, joten yrityksesi ei joudu maksamaan tarpeettoman suuresta tilasta. Tietoturva on varmistettu nykyaikaisilla kulunvalvontajärjestelmillä ja valvontakameroilla, joten voit luottaa siihen, että arkaluontoiset dokumentit pysyvät turvassa. Lisäksi erillinen arkistointitila vähentää tietovuotojen riskiä, kun dokumentteja ei säilytetä avoimissa toimistotiloissa, joissa ne voivat joutua ulkopuolisten silmiin. Modernit varastotilat ovat myös ympäristöystävällinen ratkaisu, sillä ne on suunniteltu tehokkaaseen tilankäyttöön ja optimaalisiin säilytysolosuhteisiin.
Näin Flexistoren älykäs varastosovellus tehostaa arkistointia
Flexistoren pienvarastot tuovat arkistojen hallintaan uuden ulottuvuuden älykkään mobiilisovelluksen avulla. Sovelluksen kautta voit hallita varastotilaasi kätevästi mistä ja milloin tahansa. Unohda perinteiset avaimet – digitaalinen avain älypuhelimessasi mahdollistaa helpon pääsyn varastotilaan 24/7, mikä tekee arkistojen käsittelystä joustavaa yrityksesi aikataulujen mukaan.
Yksi sovelluksen keskeisimmistä ominaisuuksista on mahdollisuus jakaa käyttöoikeuksia eri työntekijöille. Voit helposti myöntää ja perua pääsyoikeuksia, mikä on erityisen hyödyllistä, kun henkilöstössä tapahtuu muutoksia tai kun tiettyjen dokumenttien käsittelyoikeuksia halutaan rajata. Sovelluksessa on myös inventaariolista, jonka avulla pidät kirjaa varastotilasi sisällöstä. Voit lisätä kuvia ja kuvauksia arkistoiduista dokumenteista, mikä helpottaa tarvittavien tietojen löytämistä nopeasti. Tämä digitaalinen hallintajärjestelmä tehostaa arkistointiprosessia ja säästää työntekijöiden aikaa, kun dokumenttien etsimiseen ei tarvitse käyttää tunteja.
Aloita yrityksesi arkistojen turvaaminen jo tänään
Yrityksesi arkistojen turvallinen säilyttäminen on tärkeä osa liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamista ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä. Flexistoren pienvarastot tarjoavat nykyaikaisen, turvallisen ja kustannustehokkaan ratkaisun arkistointihaasteisiin. Aloittaminen on helppoa – voit varata sopivan kokoisen varastotilan verkossa, suorittaa maksun ja saada digitaalisen avaimen käyttöösi välittömästi Flexistoren sovelluksen kautta.
Kun olet valinnut yrityksellesi sopivan varastokoon, voit alkaa siirtää arkistojasi uuteen, turvalliseen säilytyspaikkaan. Sovelluksen avulla pidät kirjaa arkistoiduista dokumenteista ja hallitset niiden käyttöoikeuksia tehokkaasti. Arkistointi ei ole koskaan ollut näin helppoa ja vaivatonta!
Ota yhteyttä Flexistoreen ja kysy lisää älykkäistä varastoratkaisuista yrityksesi arkistointitarpeisiin. Muista, että hyvin järjestetty arkistointi tehostaa toimintaa, parantaa tietoturvaa ja vapauttaa arvokasta toimistotilaa tuottavampaan käyttöön.
