Kyllä, yrityksen paperit voi säilyttää vuokratilassa, mutta tiettyjen lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Yritysasiakirjojen säilytys vuokratilassa on sallittua, kunhan tila on turvallinen ja dokumentit ovat asianmukaisesti suojattuja. Vuokravarastointi sopii erityisesti arkistoitaville asiakirjoille, jotka eivät ole päivittäisessä käytössä. Tutustu Flexistoren turvallisiin varastoratkaisuihin yrityksesi asiakirjatarpeisiin.
Mitä yrityksen papereita saa säilyttää vuokratilassa?
Vuokratilassa voi säilyttää lähes kaikkia yritysasiakirjoja, jotka eivät ole päivittäisessä käytössä. Arkistoitavat dokumentit, kuten vanhat kirjanpitoaineistot, sopimukset, henkilöstöasiakirjat ja verotusaineistot, soveltuvat hyvin vuokravarastointiin.
Sopivat asiakirjat vuokratilaan:
- Kirjanpidon tositteet ja tilinpäätökset (yli 3 vuotta vanhat)
- Päättyneet sopimukset ja asiakastiedot
- Vanhat henkilöstöasiakirjat ja palkkakortit
- Verotukseen liittyvät dokumentit
- Vakuutusasiakirjat ja takuutodistukset
Sen sijaan päivittäin tarvittavat asiakirjat, kuten käynnissä olevat projektit, aktiiviset sopimukset ja kuluvan vuoden kirjanpitoaineisto, kannattaa pitää toimistossa helposti saatavilla.
Millaisia vaatimuksia yritysasiakirjojen säilytykselle on?
Yritysasiakirjojen säilytykselle on tarkat lakisääteiset vaatimukset, jotka koskevat sekä säilytysaikoja että säilytysolosuhteita. Kirjanpitoaineisto tulee säilyttää vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä, ja asiakirjojen tulee pysyä luettavassa kunnossa koko säilytysajan.
Keskeiset säilytysvaatimukset:
- Kirjanpitoaineisto: 10 vuotta tilikauden päättymisestä
- Henkilöstöasiakirjat: 50 vuotta tai 10 vuotta työsuhteen päättymisestä
- Verotusaineisto: 6 vuotta verovuoden päättymisestä
- Yhtiöoikeudelliset asiakirjat: pysyvästi tai yhtiön olemassaolon ajan
Vuokratila voi täyttää nämä vaatimukset, kun tila on kuiva ja turvallinen ja asiakirjat on pakattu asianmukaisesti. Asiakirjojen säilytys pienvarastossa edellyttää, että dokumentit suojataan kosteudelta ja tuholaisilta.
Miten varmistaa asiakirjojen turvallisuus vuokratilassa?
Asiakirjojen turvallisuus vuokratilassa varmistetaan oikeanlaisella pakkaamisella, järjestelyllä ja suojaamisella. Yrityksen dokumenttien varastointi vaatii vesitiiviit säilytyslaatikot, selkeän merkintäjärjestelmän ja säännölliset tarkistukset.
Turvallisuuden varmistaminen:
- Käytä vesitiiviitä muovilaatikoita tai -säkkejä
- Merkitse laatikot selkeästi sisällön ja päivämäärien mukaan
- Pidä asiakirjat irti lattiasta hyllyillä tai lavoilla
- Luo inventaariolista säilytetyistä dokumenteista
- Tarkista säilytystila säännöllisesti
Meillä on vahva turvallisuusfokus kaikissa tiloissa videovalvonnan ja hälytysjärjestelmien avulla. Asiakirjojen turvallinen säilytys edellyttää myös, että vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi varastoon.
Mitkä ovat vuokravaraston edut yrityksen arkistoinnissa?
Vuokravaraston käyttö yrityksen arkistointiin tarjoaa merkittäviä etuja verrattuna toimiston säilytystilaan. Kustannustehokkuus, joustavuus ja tilan säästäminen ovat tärkeimmät hyödyt erityisesti pienyrityksille.
Vuokravaraston edut:
- Toimistotilan vapautuminen tuottavampaan käyttöön
- Alhaisemmat kustannukset kuin toimistotilan laajentaminen
- Joustava tilankäyttö tarpeiden mukaan
- Parempi järjestys ja löydettävyys
- Ammattimaiset säilytysolosuhteet
Sovelluksella ohjattu pienvarasto mahdollistaa helpon pääsynhallinnan ja inventaarioinnin. Voit jakaa digitaalisia avaimia työntekijöille ja seurata, kuka käyttää varastoa. Hinnoittelu alkaa 25 €/kk, mikä on usein edullisempaa kuin lisätoimistotilan vuokraaminen.
Yrityksen paperien säilyttäminen vuokratilassa on käytännöllinen ratkaisu, joka vapauttaa toimistotilaa ja varmistaa asiakirjojen asianmukaisen arkistoinnin. Oikein toteutettuna se täyttää lakisääteiset vaatimukset ja tarjoaa turvallisen säilytysympäristön tärkeille yritysasiakirjoille.
